Konferencje biznesowe to jeden z nieodłącznych elementów prowadzenia firmy. To właśnie podczas konferencji, szkoleń i zebrań kontrahenci mogą uzyskać kontakt, dzięki któremu możliwe jest proste ustalenie warunków współpracy. Nie zawsze siedziba firmy pozwala na urządzenie w niej sali konferencyjnej. Na szczęście, większość hoteli oferujących swoim klientom usługi na poziomie co najmniej trzech gwiazdek jest wyposażona w sale konferencyjne. Są to obiekty zlokalizowane zwykle w dogodnej lokalizacji, oferują dobre zaplecze noclegowe, gastronomiczne i rekreacyjne. To wszystko powoduje, że konferencja może być świetnym przyczynkiem do urządzenia spotkania integracyjnego dla pracowników.

Zanim jednak zaprosimy naszych pracowników i kontrahentów na konferencję, powinniśmy poświęcić odpowiednią ilość czasu na wybór odpowiedniego miejsca. Miejsce, w którym urządzamy konferencję lub do którego zapraszamy naszych pracowników wpływa na prestiż naszej firmy, jest to swoisty element budowania przez nas wizerunku naszej firmy. Dlatego nie może być to miejsce przypadkowe. Sala konferencyjna powinna być wyposażona we wszystko to, co ułatwia pracę. Powinien znajdować się w niej profesjonalny sprzęt audiowizualny, dostęp do szerokopasmowego Internetu, odpowiednie oświetlenie, a także wygodne meble. Koniecznie trzeba odpowiednio ocenić przewidywaną wielkość sali, która będzie nam potrzebna. O ile nie ma problemu ze zbyt dużą salą, to dopuszczanie do sytuacji, w której uczestnicy naszej konferencji muszą się miedzy sobą przepychać będzie powodowało u nich duży dyskomfort.

Ustawienie mebli w sali konferencyjnej

Szukając sali konferencyjnej należy zwrócić uwagę na to, w jaki sposób rozlokowano w jej wnętrzu meble. Praktyka pokazuje, że najbardziej efektywne jest, kiedy ustawienie stołu pozwala na nawiązywanie kontaktu wzrokowego pomiędzy wszystkimi członkami konferencji. Ma to szczególne znaczenie wtedy, kiedy uczestnicy spotkania muszą dyskutować i wymieniać się nawzajem informacjami. Takie ustawienie stoły sprawdza się w sytuacji, kiedy konferencja nie jest zbyt liczna. Dla konferencji, w której weźmie udział kilkadziesiąt osób, zdecydowanie lepiej sprawdza się sytuacja, kiedy stoły ustawione  są tak zwanej pozycji teatralnej. Jak sama nazwa wskazuje, jest to taka aranżacja przestrzeni, której układ przywodzi na myśl salę teatralną. Jest to układ pozwalający zachować oszczędność miejsca, ale niestety nie da się w takiej sali korzystać wygodnie z laptopa ani robić notatek. Jest to dobre ustawienie mebli dla wszelkiego rodzaju prezentacji i odczytów.

Optymalne ustawienie stołu dla konferencji liczącej niezbyt wielu członków w Centrum konferencyjne w hotelu Palatium

Jeśli w trakcie konferencji planowane jest podanie obiadu lub kolacji, wówczas warto zdecydować się na taki obiekt, który dysponuje salą konferencyjną o układzie bankietowym.

Oprócz odpowiedniej sali, ważny będzie również obiekt, w którym urządzamy konferencję. Ma to szczególne znaczenie w sytuacji, kiedy konferencja ma trwać przez kilka dni. Wówczas spotkania w sali konferencyjnej powinny być przeplatane smacznymi posiłkami, pobytem w salonie odnowy biologicznej lub uprawianiem jakiegoś sportu. W sytuacji wielodniowego pobytu warto zwrócić uwagę na to, aby pokoje miały odpowiednie wyposażenie. Wygodne łóżka, czyste i funkcjonalne łazienki oraz dostęp do mediów jest w takim przypadku absolutna podstawą.

Sala przeznaczona na konferencję dla większej ilości osób.

Sprawdzi się doskonale przy odczycie prezentacji (fot. www.palatium.pl)

Jak weryfikować jakość hotelu?

Przed skorzystaniem z usług hotelu warto wybrać się na miejsce, aby ocenić jak wszystko wygląda na żywo. Warto także zasięgnąć opinii odnośnie obiektu u osób, które korzystały już wcześniej z jego usług. Nieocenionym źródłem informacji będzie też Internet i opinie, jakie na temat obiektu zamieszczają internauci na niezależnych tronach internetowych.

Pamiętajmy, że dobra organizacja i zaplanowanie wszystkiego odpowiednio wcześniej to podstawa udanego pobytu.